Dokumentacija

Ovdje su navedeni najčešći dokumenti koje trebate dostaviti prilikom prijavljivanja na konkurs u okviru Erasmus+ programa. U tekstu konkursa su uvijek naglašeni koje dokumente je potrebno poslati, kao i link odakle se određeni formulari (kao ugovor o učenju/mobilnosti i nominacijsko pismo) mogu preuzeti. Ispod su data objašnjenja kako pripremiti određene dokumente.

Studenti dostavljaju:

  1. Nominacijsko pismo – potpisuje prodekan
  2. Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agreement) – potpisuju student i prodekan
  3. Uvjerenje o položenim ispitima (prepis ocjena)
  4. CV
  5. Dokaz o poznavanju Engleskog jezika ili jezika zemlje u koju se ide
  6. Skenirana stranica pasoša

Akademsko/administrativno osoblje dostavlja:

  1. Nominacijsko pismo – potpisuje prodekan/dekan
  2. Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Teaching or Training) – potpisuje osoblje i prodekan/dekan
  3. Pozivno pismo (Letter of Invitation/Interest)
  4. CV
  5. Skenirana stranica pasoša

Moguće je da se nekad pored ovih dokumenata traži i motivacijsko pismo (provjeriti tekst konkursa).


NAPOMENA: U tekstu konkursa je naglašeno kako se prijavljujete, i najčešće je to slanje vaših dokumenata na email Službe za međunarodne saradnje Univerziteta u Sarajevu (erasmus@unsa.ba). Ukoliko je u tekstu konkursa naglašeno da se prijavljujete preko online platforme (web stranice) preferiranog univerziteta, to podrazumjeva registraciju i otvaranje svog “profila” na toj online platformi koji ispunjavate sa traženim podacima, te postavljate (uploadirate) tražene dokumente. Obično dokumente, koje unosite u ovim profilima, su isti kao i ovi što su objašnjeni na ovoj stranici.


Objašnjenje za svaki od traženih dokumenata:

Nominacijsko pismo je dokument kojim se oficijalno nominuje kandidat za mobilnost. Ovaj dokument izdaje organizaciona jedinica Univerziteta u Sarajevu (dakle fakultet, akademija, institut, centar), a sadržava informacije o kandidatu, njegovom/njenom statusu te podršci za mobilnost. Dakle nominacijsko pismo preuzimate sa ove stranice (iz teksta konkursa) u word dokumentu, ispunjavate sa traženim podacima i šaljete putem emaila na potpis. Potpisnik je osoba odgovorna za međunarodnu saradnju na članici univerziteta (prodekan za studente i prodekan/dekan za osoblje). Dokument je pripremljen na engleskom jeziku, te se i ispunjava i izdaje na engleskom jeziku. Pored potpisa, dokument treba da bude na memorandumu organizacione jedinice UNSA i da bude stavljen i pečat organizacione jedinice UNSA.


Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agrement) je dokument u kojem se unose podaci o studentu i predmeti koje će student pratiti na izabranom univerzitetu. Ugovor o učenju se preuzima iz teksta konkursa u word dokumentu. NAPOMENA: druga verzija ovog dokumenta neće biti prihvaćena. U ugovor se unose podaci o studentu, podaci o prodekanu kao kontakt/odgovornoj osobi (sending institution), predmeti koje će student slušati na izabranom univerzitetu sa pripadajućim ECTS-ovima, link na kojem se nalazi lista tih predmeta, zatim predmeti koje bi student slušao na Univerzitetu u Sarajevu i za koje očekuje da se priznaju na matičnom fakultetu/akademiji. Ovaj dokument se obavezno ispunjava u konsultaciji sa svojim prodekanom.  Da bi se predmeti priznali, potrebno je minimalno 75% nastavnog plana i programa da se podudara, no aktivnosti priznavanja i usaglašenosti programa se provjerava sa prodekanom. Nakon popunjavanja zadatih polja, ugovor o učenju MORA biti potpisan od strane studenta, te potpisan i opečaćen od strane odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (prodekan). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.

Primjer ispunjenog ugovora o učenju


Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Mobility Agreement for Teaching or Training) je dokument koji ispunjava akademsko ili administrativno osoblje Univerziteta u Sarajevu koje se prijavljuje na mobilnost. Zavisno od vrste mobilnosti koja je data u konkursu, te i šta će osoblje raditi na izabranom univerzitetu, imamo dva dokumenta:

  • ugovor o predavanju – teaching: ova aktivnost omogućava akademskom osoblju da drži predavanja na partnerskoj instituciji (prema ZoVOKS član 116 akademsko osoblje koje može držati predavanje su redovni profesori, vanredni profesori, docenti) ili u svrhu obuke – training (prema ZoVOKS član 116: saradnici – asistent, viši asistent, lektor). Mobilnost se može odnositi na bilo koje studijsko polje/akademsku disciplinu definisanoj u tekstu konkursa. Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u tekstu konkursa (najčešće je definisano 7 dana). Akademsko osoblje u slučaju “teaching” mobilnost treba da održi minimalno 8 sati predavanja po sedmici boravka.
  • ugovor o obuci – training: ova aktivnost podrazumijeva profesionalno usavršavanje akademskog i administrativnog osoblja u obliku redovne obuke osoblje (staff training). U ovu obuku ne ulaze konferencije i praktične obuke/usavršavanje (job shadowing/observation periods) na partnerskoj instituciji. Osoblje mora biti zaposleno na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (u trenutku nominacije i u trenutku mobilnosti). Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru odnosno u tekstu konkursa (najčešće je definisano 7 dana). Ovaj oblik mobilnost najčešće podrazumjeva učešće na “staff training week” – sedmice obuke i usavršavanja akademskog i administrativnog osoblja iz oblasti internacionalizacije visokoobrazovne institucije.

Prilikom donošenja odluke da se prijavite na konkurs, potrebno je ostvariti komunikaciju sa preferiranim univerzitetom. Ukoliko kontakt podaci nisu dati u tekstu konkursa, obratite se njihovom uredu za međunarodnu saradnju (veza sa njihovom web stranicom je data na http://www.erasmus.unsa.ba/erasmus-partnerski-univerziteti/) koji će vas spojiti sa odjelom/odsjekom/katedrom/uredom gdje biste željeli obaviti svoju mobilnost. Komunikacija sa osobom sa preferiranog univerziteta će pomoći prilikom ispunjavanja ugovora o mobilnosti i definisanja vaših aktivnosti – šta ćete raditi.

Prilikom prijave na konkurs, ugovor o mobilnosti treba da bude ispunjen traženim podacima o kandidatu, institucije sa koje dolazi (fakultet, akademija, centar, institut), kontakt osobe (dekan/prodekan), opisom aktivnosti koje će obavljati i očekivanim rezultatima , te potpisan od strane kandidata i odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (prodekan/dekan/direktor). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.


Uvjerenje o položenim ispitima (Transcript of records) je dokument koji izdaje studentska služba organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu (fakultet/akademija/centar), a sadrži listu predmeta i ocjena koje je student položio do trenutka prijavljivanja na konkurs. S obzirom da većina članica izdaje ovaj dokument na lokalnom jeziku (B/H/S), pored originala, potrebno je obezbijediti i prevod na engleski jezik (dakle dostavljaju se i original i prevod kao dokumenti za aplikaciju).


Dokaz o poznavanju stranog jezika je dokument kojim se dokazuje da kandidat poznaje strani jezik u tom nivou da može pratiti predavanja ili raditi istraživanje. Najbolji dokaz jeste certifikat izdat od službenih institucija za provjeru znanja stranog jezika (npr. TOEFL ili IELTS za engleski jezik, GOETHE za njemački, DELE za španski, itd.). Međutim, većina univerziteta nije “stroga” oko izdavaoca ovih certifikata, te često uzimaju u obzir sljedeći dokumenti:

  • diplome od certificiranih škola za strane jezike,
  • dokaz da ste slušali nastavu na engleskom jeziku (koje obično izdaje fakultet/akademija)
  • dokaz da ste položili predmet Engleski jezik u toku studija (može se vidjeti iz prepisa ocjena)
  • dokaz ukoliko ste završili srednju školu na engleskom jeziku

Što se tiče nivoa poznavanja jezika, on mora biti poštovan – minimum B1, a neki traže čak i B2. Za dodatne informacije, svakako vam predlažemo da provjerite sa univerzitetom na koji se prijavljujete koji nivo i koji certifikat se traži.


Pozivno pismo (Letter of invitation/Interest/Pre-acceptance letter) je dokument kojim se akademsko ili administrativno osoblje poziva da dođe na partnerski EU univerzitet u okviru ove mobilnosti. Pismo je obično izdato na memorandumu univerziteta na koji se odlazi na engleskom jeziku, no priznaje se ukoliko je uspostavljena komunikacija putem emaila sa odgovornom osobom koja se slaže da kandidat ukoliko dobije stipeniju može doći u određenom periodu. Tada se prilaže taj email kao dokaz o pozivu/izraženom interesu.


Sken pasoša – potrebno je dostaviti skeniranu stranicu na kojoj se nalaze podaci o kandidatu. Vodite računa da je u pitanju biometrijski pasoš ili stari pasoš sa validnom Schengen vizom. Također je bitno naglasiti da se provjeri datum isteka pasoša, kako ne bi bilo problema prilikom prijavljivanja, odnosno prilikom putovanja.


Dodatni dokumenti – naša služba u tekstu konkursa navede tražene dokument ekoje trebate dostaviti u sklopu vaše prijave. Međutim, nakon nominacije, i ukoliko buedete obavješteni da ste dobili stpendiju, od vas mogu tražiti dodatne dokumente. To možete provjeriti dodatnim kontaktiranjem univerziteta ukoliko niste sigurni ili ukoliko u tekstu konkursa nije eksplicitno naznačeno. Obično je to motivaciono pismo (koje treba biti na engleskom jeziku, maksimalno jedna stranica tipkanog teksta A4 formata).