Dokumentacija

Da bi se prijavili za Erasmus+ stipendije potrebno je da dostavite određenu dokumentaciju koja će dati više informacija o vama onima kojima se prijavljujete, te na osnovu koje će se donijeti odluka da li ćete biti prihvaćeni ili ne. Stoga je jako bitno da svoju dokumentaciju pripremite jasno i potpunu. U tekstu konkursa je uvijek naglašeno koja dokumentacija se dostavlja.

Ovdje su navedeni najčešći dokumenti koje trebate dostaviti prilikom prijavljivanja na konkurs u okviru Erasmus+ programa. 

Kao što je poznato iz dijela o načinu prijavljivanja, najčešće se prijavljujete preko Službe za međunarodnu saradnju, tako što dokumente dostavljate do zadanog roka na dati email (manji broj univerziteta ima svoje online platforme preko kojih se prijavljujete i unosite dokumente, te tada prijava ne ide preko nas). U svakom slučaju, u tekstu konkursa će uvijek biti jasno naglašeno kako se prijavljujete.

1. PRIJAVA PREKO SLUŽBE ZA MEĐUNARODNU SARADNJU

Ukoliko je u tekstu konkursa naglašeno da se prijavljujete preko Službe za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu, i student i osoblje ispunjava online aplikaciju, a zatim dostavljate ispod tražene dokumente na erasmus@unsa.ba. Vodite računa da prvo prikupite i popunite sve dokumente, a onda da u istom danu ispunite online prijavu i pošaljete svoje dokumente do zadatog roka.

Studenti dostavljaju sljedeće dokumente (ispod su data objašnjenja svakog od dokumenata, kao i urneci koje možete preuzeti):

  1. Nominacijsko pismo 
  2. Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agrement) 
  3. Uvjerenje o položenim ispitima (prepis ocjena)
  4. CV
  5. Dokaz o poznavanju Engleskog jezika ili jezika zemlje u koju se ide
  6. Skenirana stranica pasoša

Akademsko/administrativno osoblje dostavlja sljedeće dokumente (ispod su data objašnjenja svakog od dokumenata, kao i urneci koje možete preuzeti):

  1. Nominacijsko pismo 
  2. Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Teaching  or Training )
  3. Pozivno pismo (Letter of Invitation/Interest)
  4. CV
  5. Skenirana stranica pasoša

2. PRIJAVA PREKO ONLINE PLATFORME UNIVERZITETA

Ukoliko je u tekstu konkursa naglašeno da se prijavljujete preko online platforme preferiranog univerziteta, tada ne dostavljate dokumente nama kao što je opisano iznad, već se prijavljujete na dati link. Obično to podrazumjeva registraciju i otvaranje svog “profila” na toj online platformi koji ispunjavate sa traženim podacima, te postavljate (uploadirate) tražene dokumente. Obično dokumente koje unosite u ovim profilima su isti kao i ovi što su objašnjeni na ovoj stranici (nominacijsko pismo i ugovori o učenju/mobilnosti).


Objašnjenje za svaki od traženih dokumenata:

Nominacijsko pismo je dokument kojim se oficijalno nominuje kandidat za mobilnost. Ovaj dokument izdaje matična članica Univerziteta u Sarajevu (dakle fakultet, akademija, institut, centar), a sadržava informacije o kandidatu, njegovom/njenom statusu te podršci za mobilnost. Potpisnik je osoba odgovorna za međunarodnu saradnju na članici univerziteta (prodekan za studente i dekan za osoblje). Dokument se ispunjava i izdaje na engleskom jeziku. Pored potpisa, potrebno je da bude stavljen i pečat članice UNSA. Primjer ispunjenog nominacijskog pisma je dat ovdje.


Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agrement) je dokument u kojem se unose podaci o studentu i predmeti koje će student pratiti na izabranom univerzitetu. Ugovor o učenju se preuzima sa datog linka (iznad) u word dokumentu. NAPOMENA: druga verzija ovog dokumenta neće biti prihvaćena. U ugovor se unose podaci o studentu, podaci o prodekanu kao odgovornoj osobi, predmeti koje će student slušati na izabranom univerzitetu, link na kojem se nalazi lista tih predmeta, zatim predmeti za koje očekuje da se priznaju na matičnom fakultetu/akademiji. Nakon popunjavanja zadatih polja, ugovor o učenju MORA biti potpisan od strane studenta, te potpisan i pečaćen od strane odgovorne osobe na članici Univerziteta u Sarajevu (prodekan). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava;


Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Mobility Agreement for Teaching or Training) je dokument koji ispunjava akademsko ili administrativno osoblje Univerziteta u Sarajevu koje se prijavljuje na mobilnost. Zavisno od vrste mobilnosti i šta će osoblje raditi na izabranom univerzitetu, imamo dva dokumenta:

  • ugovor o predavanju – teaching (ova aktivnost omogućava akademskom osoblju da drži predavanja na partnerskoj instituciji. Mobilnost se može odnositi na bilo koje studijsko polje/akademsku disciplinu. Minimalno trajanje mobilnosti je 5 dana (+2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 58 dana (+2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru odnosno u tekstu konkursa. Predavanje treba sadržavati minimum 8 sati predavanja po sedmici)
  • ugovor o obuci – training (ova aktivnosti podrazumijeva profesionalno usavršavanje akademskog i neakademskog osoblja u obliku redovne obuke osoblje (staff training). U ovu obuku ne ulaze konferencije i praktične obuke/usavršavanje (job shadoving/observation periods) na partnerskoj instituciji. Osoblje mora biti zaposleno na partnerskoj instituciji (u trenutku nominacije i u trenutku mobilnosti). Minimalno trajanje mobilnosti je 5 dana (+2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 58 dana (+2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru, odnosno tekstu konkursa.

Prilikom prijave na konkurs, ugovor o mobilnosti treba da bude ispunjen traženim podacima o kandidatu, institucije sa koje dolazi (fakultet, akademija, centar, institut), kontakt osobe (dekan) opisom aktivnosti koje će obavljati i očekivanim rezultatima, te potpisan od strane kandidata i odgovorne osobe na matičnoj članici Univerziteta u Sarajevu (dekan/direktor). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava;


Uvjerenje o položenim ispitima (Transcript of records) je dokument koji izdaje studentska služba članice Univerziteta u Sarajevu (fakultet/akademija), a sadrži listu predmeta i ocjena koje je student položio do trenutka prijavljivanja na konkurs. S obzirom da većina članica izdaje ovaj dokument na lokalnom jeziku (BHS), pored originala, potrebno je obezbijediti i prevod na engleski jezik (dakle dostavljaju se i original i prevod);


Dokaz o poznavanju stranog jezika je dokument koji predstavlja oficijelni certifikat škole za strane jezike, a kojim se potvrđuje poznavanje jezika na kojem se izvodi nastava (najčešće na engleskom jeziku). Najbolji dokaz jeste certifikat izdat od službenih institucija za provjeru znanja stranog jezika (npr. TOEFL ili IELTS za engleski jezik, GOETHE za njemački, DELE za španski itd.). Međutim, većina univerziteta nije striktna oko izdavaoca ovih certifikata, te često uzimaju u obzim diplome od certificiranih škola za strane jezike, ili dokaz da ste slušali nastavu na engleskom jeziku (koje obično izdaje fakultet/akademija). Što se tiče nivoa, on mora biti poštovan – minimum B1, a neki traže čak i B2. Za dodatne informacije, svakako vam predlažemo da provjerite sa univerzitetom na koji se prijavljujete koji nivo i koji certifikat se traži.


Pozivno pismo (Letter of invitation/Interest) je dokument kojim se akademsko ili administrativno osoblje poziva da dođe na partnerski EU univerzitet u okviru ove mobilnosti. Pismo je obično izdato na memorandumu univerziteta na koji se odlazi na engleskom jeziku, no priznaje se ukoliko je uspostavljena komunikacija putem emaila sa odgovornom osobom koja se slaže da kandidat ukoliko dobije stipeniju može doći u određenom periodu. Tada se prilaže taj email kao dokaz o pozivu/izraženom interesu.


Sken pasoša – potrebno je dostaviti skeniranu stranicu na kojoj se nalaze podaci o kandidatu. Vodite računa da je u pitanju biometrijski pasoš ili stari pasoš sa validnom Schengen vizom. Također je bitno naglasiti da se provjeri datum isteka pasoša, kako ne bi bilo problema prilikom prijavljivanja, odnosno prilikom putovanja.


Dodatni dokumenti – prije raspisivanja konkursa potrebno je definisati da li visokoobrazovna institucija na koju student želi ići pored navedenih traži i neke dodatne dokumente. To provjeravate dodatnim kontaktiranjem univerziteta ukoliko niste sigurni ili ukoliko u tekstu konkursa nije eksplicitno naznačeno.