Dokumentacija

Da bi se prijavili za Erasmus+ stipendije potrebno je da dostavite određenu dokumentaciju koja će dati više informacija o vama onima kojima se prijavljujete, te na osnovu koje će se donijeti odluka da li ćete biti prihvaćeni ili ne. Stoga je jako bitno da svoju dokumentaciju pripremite jasno i potpunu. U tekstu konkursa je uvijek naglašeno koja dokumentacija se dostavlja.

Ovdje su navedeni najčešći dokumenti koje trebate dostaviti prilikom prijavljivanja na konkurs u okviru Erasmus+ programa. 

Kao što je poznato iz dijela o načinu prijavljivanja, najčešće se prijavljujete preko Službe za međunarodnu saradnju, tako što dokumente dostavljate do zadanog roka na dati email (manji broj univerziteta ima svoje online platforme preko kojih se prijavljujete i unosite dokumente, te tada prijava ne ide preko nas). U svakom slučaju, u tekstu konkursa će uvijek biti jasno naglašeno kako se prijavljujete i koje dokumente dostavljate.

1. PRIJAVA PREKO SLUŽBE ZA MEĐUNARODNU SARADNJU

Ukoliko je u tekstu konkursa naglašeno da se prijavljujete preko Službe za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu, i student i osoblje dostavljaju ispod navedene dokumente na erasmus@unsa.ba. Vodite računa da prikupite i popunite sve dokumente, i pošaljete svoje dokumente do zadatog roka.

Studenti dostavljaju sljedeće dokumente (ispod su data objašnjenja svakog od dokumenata, način popunjavanja kao i urneci koje možete preuzeti):

  1. Nominacijsko pismo 
  2. Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agrement) 
  3. Uvjerenje o položenim ispitima (prepis ocjena)
  4. CV
  5. Dokaz o poznavanju Engleskog jezika ili jezika zemlje u koju se ide
  6. Skenirana stranica pasoša

Akademsko/administrativno osoblje dostavlja sljedeće dokumente (ispod su data objašnjenja svakog od dokumenata, kao i urneci koje možete preuzeti):

  1. Nominacijsko pismo
  2. Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Teaching or Training)
  3. Pozivno pismo (Letter of Invitation/Interest)
  4. CV
  5. Skenirana stranica pasoša

Moguće je da se pored ovih dokumenata traži i motivacijsko pismo.


2. PRIJAVA PREKO ONLINE PLATFORME UNIVERZITETA

Ukoliko je u tekstu konkursa naglašeno da se prijavljujete preko online platforme (web stranice) preferiranog univerziteta, tada ne dostavljate dokumente nama kao što je opisano iznad, već se prijavljujete na dati link. Obično to podrazumjeva registraciju i otvaranje svog “profila” na toj online platformi koji ispunjavate sa traženim podacima, te postavljate (uploadirate) tražene dokumente. Obično dokumente koje unosite u ovim profilima su isti kao i ovi što su objašnjeni na ovoj stranici.


Objašnjenje za svaki od traženih dokumenata:

Nominacijsko pismo je dokument kojim se oficijalno nominuje kandidat za mobilnost. Ovaj dokument izdaje organizaciona jedinica Univerziteta u Sarajevu (dakle fakultet, akademija, institut, centar), a sadržava informacije o kandidatu, njegovom/njenom statusu te podršci za mobilnost. Dakle nominacijsko pismo preuzimate sa ove stranice u word dokumentu, ispunjavate sa traženim podacima i šaljete na potpis. Potpisnik je osoba odgovorna za međunarodnu saradnju na članici univerziteta (prodekan za studente i dekan za osoblje). Dokument je pripremljen na engleskom jeziku, te se i ispunjava i izdaje na engleskom jeziku. Pored potpisa, potrebno je da bude stavljen i pečat organizacione jedinice UNSA.


Erasmus+ ugovor o učenju (Learning Agrement) je dokument u kojem se unose podaci o studentu i predmeti koje će student pratiti na izabranom univerzitetu. Ugovor o učenju se preuzima sa datog linka (iznad) u word dokumentu. NAPOMENA: druga verzija ovog dokumenta neće biti prihvaćena. U ugovor se unose podaci o studentu, podaci o prodekanu kao odgovornoj osobi, predmeti koje će student slušati na izabranom univerzitetu, link na kojem se nalazi lista tih predmeta, zatim predmeti koje bi student slušao na Univerzitetu u Sarajevu i za koje očekuje da se priznaju na matičnom fakultetu/akademiji. Da bi se predmeti priznali, potrebno je minimalno 75% nastavnog plana i programa da se podudara, no aktivnosti priznavanja i usaglašenosti programa se provjerava sa prodekanom. Nakon popunjavanja zadatih polja, ugovor o učenju MORA biti potpisan od strane studenta, te potpisan i pečaćen od strane odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (prodekan). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.


Erasmus+ ugovor o mobilnosti (Mobility Agreement for Teaching or Training) je dokument koji ispunjava akademsko ili administrativno osoblje Univerziteta u Sarajevu koje se prijavljuje na mobilnost. Zavisno od vrste mobilnosti koja je data u konkursu, te i šta će osoblje raditi na izabranom univerzitetu, imamo dva dokumenta:

  • ugovor o predavanju – teaching: ova aktivnost omogućava akademskom osoblju da drži predavanja na partnerskoj instituciji. Mobilnost se može odnositi na bilo koje studijsko polje/akademsku disciplinu definisanoj u tekstu konkursa. Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru odnosno u tekstu konkursa. Najčešće je za osoblje definisano 7 dana. Predavanje treba sadržavati minimum 8 sati predavanja po sedmici.
  • ugovor o obuci – training: ova aktivnost podrazumijeva profesionalno usavršavanje akademskog i neakademskog osoblja u obliku redovne obuke osoblje (staff training). U ovu obuku ne ulaze konferencije i praktične obuke/usavršavanje (job shadowing/observation periods) na partnerskoj instituciji. Osoblje mora biti zaposleno na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (u trenutku nominacije i u trenutku mobilnosti). Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru odnosno u tekstu konkursa. Najčešće je za osoblje definisano 7 dana.

Prilikom prijave na konkurs, ugovor o mobilnosti treba da bude ispunjen traženim podacima o kandidatu, institucije sa koje dolazi (fakultet, akademija, centar, institut), kontakt osobe (dekan) opisom aktivnosti koje će obavljati i očekivanim rezultatima, te potpisan od strane kandidata i odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (dekan/direktor). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.


Uvjerenje o položenim ispitima (Transcript of records) je dokument koji izdaje studentska služba organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu (fakultet/akademija), a sadrži listu predmeta i ocjena koje je student položio do trenutka prijavljivanja na konkurs. S obzirom da većina članica izdaje ovaj dokument na lokalnom jeziku (BHS), pored originala, potrebno je obezbijediti i prevod na engleski jezik (dakle dostavljaju se i original i prevod kao dokumenti za aplikaciju).


Dokaz o poznavanju stranog jezika je dokument koji predstavlja oficijelni certifikat škole za strane jezike, a kojim se potvrđuje poznavanje jezika na kojem se izvodi nastava (najčešće na engleskom jeziku). Najbolji dokaz jeste certifikat izdat od službenih institucija za provjeru znanja stranog jezika (npr. TOEFL ili IELTS za engleski jezik, GOETHE za njemački, DELE za španski itd.). Međutim, većina univerziteta nije “stroga” oko izdavaoca ovih certifikata, te često uzimaju u obzir diplome od certificiranih škola za strane jezike, ili dokaz da ste slušali nastavu na engleskom jeziku (koje obično izdaje fakultet/akademija). Što se tiče nivoa, on mora biti poštovan – minimum B1, a neki traže čak i B2. Za dodatne informacije, svakako vam predlažemo da provjerite sa univerzitetom na koji se prijavljujete koji nivo i koji certifikat se traži.


Pozivno pismo (Letter of invitation/Interest) je dokument kojim se akademsko ili administrativno osoblje poziva da dođe na partnerski EU univerzitet u okviru ove mobilnosti. Pismo je obično izdato na memorandumu univerziteta na koji se odlazi na engleskom jeziku, no priznaje se ukoliko je uspostavljena komunikacija putem emaila sa odgovornom osobom koja se slaže da kandidat ukoliko dobije stipeniju može doći u određenom periodu. Tada se prilaže taj email kao dokaz o pozivu/izraženom interesu.


Sken pasoša – potrebno je dostaviti skeniranu stranicu na kojoj se nalaze podaci o kandidatu. Vodite računa da je u pitanju biometrijski pasoš ili stari pasoš sa validnom Schengen vizom. Također je bitno naglasiti da se provjeri datum isteka pasoša, kako ne bi bilo problema prilikom prijavljivanja, odnosno prilikom putovanja.


Dodatni dokumenti – prije raspisivanja konkursa potrebno je definisati da li visokoobrazovna institucija na koju student želi ići pored navedenih traži i neke dodatne dokumente. To provjeravate dodatnim kontaktiranjem univerziteta ukoliko niste sigurni ili ukoliko u tekstu konkursa nije eksplicitno naznačeno. Obično je to motivaciono pismo (koje treba biti na engleskom jeziku, maksimalno jedna stranica tipkanog teksta A4 formata).