Sklapanje E+ IIA sporazuma

Informacije ispod su namijenjene za visokoobrazovne institucije – članice Univerziteta u Sarajevu koji “grade infrastrukturu” za uspostavljanje sporazuma o međuinstitucijskoj saradnji sa Programskim zemljama, čiji je cilj akademska i administrativna mobilnost studenata, nastavnika i saradnika.

Ko se prijavljuje za grant?

Samo visokobrazovne institucije iz grupe programskih zemalja mogu aplicirati za grant za akademsku mobilnost. Institucija iz programskih zemalja dostavlja aplikaciju njihovoj Nacionalnoj agenciji na osnovu raspisanog konkursa za prijave. Institucija iz partnerskih zemalja (u ovom slučaju Univerzitet u Sarajevu), ne može se direktno prijaviti za grant. Inicijativa za saradnju između dvije institucije može doći i od strane partnerske zemlje, ali finalna aplikacija MOŽE ići samo od strane institucije iz grupe programskih zemalja. Preporučuje se uspostavljanje individualnih kontakata i povezivanje institucija sa visokoobrazovnim institucijama u programskim zemljama, kako bi se definisao zajednički cilj u kreiranju međuinstitucijskog ugovora između Univerziteta u Sarajevu i jedne ili više visokoobrazovnih institucija iz programskih zemalja.

Međuinstitucijski sporazum

Kao uslov za uspostavljanje mobilnosti jeste postojanje međuinstitucijskog sporazuma između dvije visokoobrazovne institucije, jedne iz grupe programskih zemalja i jedne iz grupe partnerskih zemalja (Inter-institutional agreement 2014-2020 between Programme Countries and Partner Countries). U sklopu ovog sporazuma, institucija koja šalje i institucija koja prima se dogovaraju o broju mobilnosti, oblastima studijskih programa koji su dati u ponudi za strane studente, kao i opcije za razmjenu nastavnika i saradnika. Ovim sporazumom se garantuje da će institucija koja šalje priznati kredite koje je stipendista ostvario na gostujućoj instituciji. Mogućnost za razmjenu imaju partnerska zemlja (Univerzitet u Sarajevu) i programska zemlja (EU visokoobrazovna institucija).

Ko potpisuje sporazum?

Međuinstitucijski Erasmus+ sporazum potpisuju predstavnici tih institucija (legal representative), tj. u slučaju Univerziteta u Sarajevu potpisnik je SAMO rektor. Iznimka postoji: na osnovu odluke Senata Univerziteta u Sarajevu br. 01-1144/15, od dana 25.2.2015. godine međuinstitucijske sporazume iz programa Erasmus+, ključna akcija 1 – mobilnost studenata nastavnika, za koje postoji interes isključivo jedne organizacione članice Univerziteta potpisuje dekan fakulteta/akademije ili direktor instituta, a obavezno je kopiju originalnog dokumenta dostaviti Rektoratu Univerziteta u Sarajevu. Međuinstitucijske sporazume koje ugovaraju dvije ili više organizacionih članica, odnosno Univerzitet u Sarajevu – potpisuje rektor. Sve uključene članice dužne su prethodno dostaviti rektoru saglasnost dekana i/ili direktora za potpisivanje međuinstitucijskih sporazuma.

Odobravanje granta

EU visokoobrazovna institucija iz grupe programskih zemalja aplicira za dobijanje granta na osnovu sporazuma prethodno potpisanog između institucija. Najuspješnijim prijavama visokoobrazovnih institucija iz programskih zemalja Nacionalna agencija dodijeljuje grant koji pokriva troškove mobilnosti studenata, nastavnika i saradnika. Ovaj grant uključuje troškove individualnih stipendija kao i dio granta za podršku implementacije organizacije.

Kako se organizuje mobilnost na instituciji (sa Univerziteta u Sarajevu prema EU partnerskoj visokobrazovnoj instituciji)?

Nakon zaključenja međuinstitucijskog ugovora između dvije institucije (Univerziteta u Sarajevu i partnerske EU institucije) i nakon odobrenja granta od strane Evropske komisije za mobilnost u sklopu ugovora, smatra se da su se stekli uslovi za razmjenu studenata, nastavnika i saradnika. U odobrenom ugovoru su prethodno definisane mobilnosti (koliko studenata i akademskog/administrativnog osoblja može učestvovati u dvosmjernoj mobilnosti), trajanje ugovora (dokad se mobilnosti mogu organizovati), iznosi stipendija, kao i oblasti studijskih programa između kojih se može vršiti mobilnost. NAPOMENA: iako su dvije institucije prethodno dogovorile broj učesnika u mobilnosti, Nacionalna agencija zadržava pravo da taj broj smanji/poveća ukoliko smatra potrebnim.

Prvi korak jeste dogovor o načinu sprovođenja mobilnosti. Univerzitet u Sarajevu treba da traži od EU institucije iz grupe programskih zemalja tzv. mobility tool, odnosno sve informacije vezane za odobreni grant (broj kandidata, vrijednost granta, trajanje, na koji semestar se odnosi mobilnost – zimski ili ljetni ili oba, i ostale informacije).

Drugi korak je organizovanje i objavljivanje konkursa. Kroz prethodne projekte (npr. Erasmus Mundus) bio je organizovan konkurs krajem tekuće godine za narednu akademsku godinu na koji su se prijavljivali svi zainteresovani za akademsku/administrativnu mobilnost na partnerske EU institucije.

Kroz Erasmus+, konkurs će se raspisati na dva načina:

ako je potpisnik međuinstitucijskog ugovora rektor Univerziteta u Sarajevu, konkurs raspisuje Služba za međunarodnu saradnju Univerztieta u Sarajevu u vremenskom periodu određenom u međuinstitucijskom ugovoru;
ako je potpisnik međuinstitucijskog ugovora dekan/direktor, konkurs organizuje ta organizaciona članica, odnosno osobe odgovorne za međunarodnu saradnju uz obavezno obavještavanje Službe za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu.

Treći korak je objavljivanje konkursa i definisanje potrebne dokumentacije. Nakon što je sastavljen tekst konkursa za prijavljivanje, gdje je definisano na koju se visokoobrazovnu instituciju mogu prijaviti, ko se može prijaviti (student i/ili osoblje), rok trajanja konkursa, potrebna dokumentacija, konkurs se objavljuje na web stranici Univerziteta u Sarajevu (ako je potpisnik rektor), odnosno na web stranici organizacione članice (ako je potpisnik dekan/direktor). Konkurs za Erasmus+ koji sprovodi organizaciona članica Univerziteta u Sarajevu MORA biti objavljen i na oficijalnoj web stranici Univerziteta u Sarajevu radi poštovanja transparentnosti odabira kandidata, te je potrebno sadržaj konkursa sa popratnim materijalima dostaviti Službi za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu.

Posebni uslovi:

konkurs se organizuje ONLINE;
sva dokumentacija treba da bude u PDF formatu;
sva dokumentacija treba da bude na engleskom jeziku. BITNO: sa institucijom sa kojom je sklopljen ugovor treba provjeriti da li dokumenti trebaju biti oficijalno prevedeni ili je moguće da aplikanti sami prevedu. Ovo je potrebno definisati prije raspisivanja konkursa;
ugovor o učenju/radu/istraživanju/predavanju treba da ima jasno definisane predmete/aktivnosti, te da su potpisani od strane kandidata i nadređenog u instituciji (prorektor/šef službe/prodekana/mentora) uz pečat institucije.

Četvrti korak je je definisanje roka trajanja i kontakt osobe. Potrebno je definisati rok trajanja konkursa (minimalno 30 dana prema pravilima Erasmus+ programa), te dati kontakt podatke ukoliko su različiti od onih koji su definisani u ugovoru, a na koji će se dostaviti traženi dokumenti (ime i prezime, email).

Peti korak je pregled i slanje nominacijske liste. Nakon isteka roka konkursa, sva dokumentacija se prikuplja i organizuje se pregled tražene dokumentacije. Uslovi za prolaz kandidata su: uredna dokumentacija (da je sva dokumentacija koja je tražena tu), motivacija, akademska dostignuća (ocjene) i interes kandidata. Na osnovu odobrenih stipendija i nakon odabira kandidata koji su prošli tehnički dio konkursa, nominacijska lista sa imenima odabranih kandidata i njihovim kontakt podacima se šalju partnerskoj instituciji uz dogovoreno vrijeme za donošenje odluke. Dokumentaciju kandidata je potrebno čuvati i imati je dostupnom u svako vrijeme za potrebe partnerske institucije.

Šesti korak je obavještavanja kandidata. Nakon što je Univerzitet u Sarajevu, odnosno organizaciona članica poslala nominacijsku listu kandidata partnerskoj EU visokoobrazovnoj instituciji, a na osnovu odobrenih stipendija, ta EU institucija je dužna da u dogovorenom periodu obavijesti Univerzitet u Sarajevu, odnosno organizacionu članicu, kao i kandidate o uslovima mobilnosti i procesu dodatnog prijavljivanja.