FAQ – Projekti izgradnje kapaciteta

Ko može da učestvuje u projektima izgradnje kapaciteta i na koji način?

U CBHE (Capacity building projects in Higher Education) projektima ključni partneri su visokoobrazovne insititucije, ali u njima mogu da učestvuju i sve druge vrste organizacija, odnosno neakademskih partnera. Lista mogućih partnera objašnjena je u dijelu Erasmus+ vodiča. Ne postoje ograničenja u pogledu vrste i broja neakademskih partnera (minimalno 3), ali je važno da oni imaju odgovarajuću ulogu i opravdanost u skladu sa ciljevima projekta.

Ko može da podnese CBHE projekte, u svojstvu koordinatora?

U skladu sa pravilima iz Erasmus+ vodiča navedenim na str. 153 prijavu za CBHE projekte može da podnese samo samostalna visokoobrazovna institucija ili asocijacija visokoobrazovnih institucija. U slučaju strukturnih projekata, to može biti još i zvanično registrovana nacionalna ili međunarodna rektorska, organizacija profesora ili nastavnika.

Na koji način se prijavljuju Projekti za izgradnju kapaciteta (Capacity building projects in Higher Education – CBHE) i gdje se mogu preuzeti formulari i uputstva?

Projekti za izgradnju kapaciteta (CBHE) se prijavljuju popunjavanjem formulara koji se preuzimaju sa sajta Izvršne agencije za programe iz oblasti obrazovanja, kulture i medija.

Ključni formular je specifični Adobe dokument (e-formular). Preduslov za kreiranje ovog formulara jeste da sve institucije uključene u projekat imaju PIC broj Univerziteta u Sarajevu koje osoba koja preuzima formular zna unaprijed (informaciju o PIC broju možete dobiti od strane Službe za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu). Formular je dostupan samo u određenom periodu, kada je otvoren konkurs.

Na e-formular se prilažu (uploadiraju) tri priloga:

  1. Detaljan opis projekta (najduži i u smislu sadržaja projekata najvažniji dokument)
  2. Budžet projekta (excel tabele sa pregledom svih predviđenih troškova)
  3. Izjava o istinitosti podataka (Declaration of Honour) koju potpisuje koordinator i mandatna pisma (Mandate letters) koje koordinatoru šalju sve institucije učesnice projekta. Izjava o istinitosti podataka i mandatna pisma se skeniraju zajedno i kao jedan prilog prilažu na e-formular.

Projektna prijava se čuva i modifikuje na lokalnom računaru, pri čemu je veoma važno obratiti pažnju na minimum tehničkih uslova i popunjenost svih traženih polja za uspešno podnošenje projekta. Kreiranje, preuzimanje i finalno podnošenje formulara su online aktivnosti, dok popunjavanje i validacija ne zahtijevaju online okruženje. Preporučuje se konsultovanje Vodiča za popunjavanje CBHE projektne prijave u svim fazama izrade prijedloga. Nakon podnošenja projektne prijave, visokoobrazovna institucija koja podnosi prijedlog u ime konzorcijuma dobija email sa potvrdom prijema sa referentnim brojem koji je dodijeljen projektnom prijedlogu. Nije potrebno da se primjerak elektronskog formulara i pratećih dokumenata šalju emailom, niti poštom. Elektronski formular i prateća dokumenta NE TREBA SLATI email i/ili poštom. Podnošenje projektne aplikacije se vrši isključivo slanjem elektronskog formulara i priloga koji se nalaze u njegovom sastavu.

U koliko projektnih prijava u okviru istog CBHE poziva za projekte jedna institucija može da učestvuje?

Ne postoje ograničenja u pogledu broja prijava koje jedna visokoobrazovna institucija može da podnese, niti u pogledu broja prijava u kojima se pojavljuje kao partner. Ipak, treba imati u vidu da prilikom finalne selekcije projekata, ne može imati više od tri odobrena projekta u istom pozivu u svojstvu koordinatora.

Koji minimalni broj institucija mora da bude uključen u projekat i kako je to povezano sa odabirom prioriteta za CBHE projekte?

Konzorcijum za nacionalne CBHE projekte, odnosno projekte koji se pozivaju isključivo na prioritet koji je za definisan kao nacionalni za CBHE konkurs, treba da se sastoji od najmanje tri visokoobrazovne institucije iz tri različite programske zemlje i najmanje tri visokoobrazovne institucije iz jedne partnerske zemlje, u našem slučaju Bosne i Hercegovine. Partnera iz programskih zemalja ne smije biti više od institucija iz partnerskih zemalja. U CBHE projekatima koji uključuju više partnerskih zemalja, konzorcijum moraju da čine najmanje tri visokoobrazovne institucije iz tri različite programske zemlje ali i najmanje po dvije visokoobrazovne institucije iz svake od partnerskih zemalja. Svi projekti koji obuhvataju više od jedne partnerske zemlje moraju da odgovaraju regionalnim prioritetima koje definiše Evropska Komisija. Takođe je moguće pozvati se i na zajednički nacionalni prioritet, tj. prioritet koji imaju sve partnerske zemlje koje bi potencijalno učestvovale u navedenom projektu.

Da li je bolje prijaviti nacionalni ili regionalni projekat?

Ne postoji preporuka kome od ova dva tipa projekata dati prednost. Važno je da institucije uvijek pođu od realnih potreba i planova svog daljeg razvoja ili prioriteta svoje zemlje (za visoko obrazovanje, obazovanje u cjelini ili oblasti koje su povezane sa visokim obrazovanjem) i za koje će onda potražiti najadekvatniji format finansiranja. Ako se odlučite za regionalni projekat, onda je važno da isto to urade vaše kolege iz zemlje u regionu, tj. da i kod njih postoje potrebe za projektom sa istim ciljevima. U strogo formalnom smislu, svaka CBHE projektna prijava se mora vezati za neki od definisanih prioriteta definisanih političkih regiona EU, a moguće je da dvije zemlje imaju i isti nacionalni prioritet za CBHE projekte, što takođe može biti dovoljno.

Da li je bolje da konzorcijum predvodi visokoobrazovna institucija iz programske ili partnerske zemlje?

Kao i u slučaju oprijedeljivanja za odgovarajući tip CBHE projekata, ne postoji preporuka za način odabira institucije koja će da predvodi/predstavlja konzorcijum. Važno je znati da visokoobrazovna institucija iz programskih i visokoobrazovna institucija iz partnerskih zemalja mogu da preuzmu ulogu koordinatora. Institucije iz partnerskih zemalja često su ohrabrivane da vode CBHE projekte, kako bi gradile svoj institucionalni kapacitet za ovu ulogu. Od suštinskog je značaja da izabrana institucija zaista spremna da vodi konzorcijum, kao i da su izgrađeni odnosi povjerenja i saradnje između institucija koje stupaju u partnerstvo u cilju realizacije određene projektne ideje.

Kako možemo da pronađemo partnere?

Institucije se obično oslanjaju na već uspostavljenu saradnju sa kolegama u zemlji i inostranstvu. Ipak, nerijetko u zavisnosti od teme postoji i potreba za pronalaženjem partnera koji će imati najveći kapacitet za preuzimanje projektnih obaveza. U potrazi za partnerima institucije mogu da se oslone na podršku mreže nacionalnih Erasmus+ ureda u partnerskim zemljama i nacionalnih kontakt tačaka u programskim zemljama. Takođe je moguće konsultovati bazu podataka o realizovanim projektima, pogledati koje teme su do sada bile finansirane, kao i ko su bili učesnici projekata.

Da li i pridruženi partneri (associated partners) koje navodimo u prijavi moraju da imaju PIC broj?

Pored zvaničnih partnera na projektu koji postaju direktni korisnici sredstava, postoji mogućnost da konzorcijum predvidi i učešće tzv. pridruženih partnera. Premda pridruženi partneri nisu direktni korisnici sredstava, oni zbog potrebe statističke obrade podataka na nivou Izvršne agencije takođe treba da imaju PIC broj koji se navodi u projektnoj prijavi.

Partneri su nam poslali mandatno pismo sa potpisom dekana fakulteta. Da li je to prihvatljivo?

Zvanično tumačenje u pogledu toga ko može da učestvuje, a samim tim i potpisuje mandatno pismo nalazi se objašnjeno u Programskom vodiču:

Faculties/schools/colleges/departments/centers or any other components, which are parts of higher education institutions but established as autonomous legal entities, are considered ineligible (even if they have a PIC – Participant Identification Code) unless they can provide a specific project related statement signed by the Rector/President of the higher education institution authorising them to commit the whole institution.

Dakle, dekan fakulteta može potpisati mandatno pismo samo ukoliko je rektor univerziteta prethodno ovlastio dekana da potpiše mandatno pismo u ime cijele institucije. Stoga bi trebalo da se uz takvo mandatno pismo nađe i pismo ovlaštenja. U slučaju Univerziteta u Sarajevu, mandatno pismo potpisuje SAMO i UVIJEK rektor.

Da li logička matrica (Logical Framework Matrix – LFM) mora da bude napisana na dvije strane?

Matrica treba da bude što preciznija i konciznija. Iz iskustva sa ranijim projektnim prijavama, pokazalo se da ona može da bude na više od dvije strane.

Koliko radnih paketa bi jedna CBHE projektna prijava trebalo da ima?

Pravilima je definisano 5 vrsta radnih paketa:

  1. pripremni (Preparation),
  2. operativni (Management),
  3. razvojni, odnosno implementacioni (Development or Implementation),
  4. osiguranje kvaliteta i monitoring (Quality Assurance and Monitoring – Quality Plan) i
  5. diseminacioni (Dissemination and Exploitation of Results)

Svaka projektna prijava mora da sadrži najmanje po jedan od svakog od gore navedenih vrsta radnih paketa inače neće biti uzeta u razmatranje. Moguće je imati više radnih paketa istog tipa. Ne postoji preporuka za optimalan broj radnih paketa. Svakako raspodjela projektnih aktivnosti unutar radnih paketa bi trebalo da razumljiva i partnerima i evaluatorima projektne prijave.

Za tabele koje se odnose na radni plan (workplan) u uputstvu piše da treba da budu na jednoj strani. Da li je problem ako se to ograničenje prekorači?

I za radni plan važi isto što i za LFM– ne mora se strogo ispoštovati uputstvo o jednoj strani.

Da li tekstualni dijelovi projektne prijave mogu da budu duži od predloženog maksimalnog broja slova/brojeva?

Nažalost, ne mogu. Važno je uvek obratiti pažnju na propisani broj slova/brojeva tamo gdje je to navedeno, jer dio teksta koji premašuje propisani prostor neće biti vidljiv u finalnoj verziji prijave koja se podnese i kojoj bude dodijeljen referentni broj.

Da li očekivane rezultate (expected deliverables/results/outcomes/outputs) treba prepisati redom iz matrice za dati paket?

Da, za svaki rezultat (deliverable) naveden u matrici treba popuniti po jednu tabelu u dijelu H1 dokumenta Detailed project description.

Koje vrste troškova možemo da planiramo za realizaciju planiranih projektnih aktivnosti?

CBHE projekat može da pokrije:

  • troškove honorara (Staff costs u vidu troškova po jedinici – unit costs; mogu da iznose maksimalno 40% granta),
  • putne troškove (Travel costs u vidu troškova po jedinici – unit costs),
  • troškove boravka (Costs of stay u vidu troškova po jedinici – unit costs),
  • troškove kupovine opreme za visokoškolske institucije iz partnerskih zemalja (Equipment u vidu realnih troškova – real costs; mogu da iznos maksimalno 30% granta) i
  • troškove podugovaranja (Subcontracing u vidu realnih troškova – real costs; mogu da iznose maksimalno 10% granta).

Da li je u CBHE projektima neophodno obezbijediti sufinansiranje i u kom iznosu?

Ne postoji formalan zahtjev ili uputstvo u vezi sa tačnim procentima sufinansiranja na projektu. Iznos od 10% je samo smjernica napravljena po ugledu na procente za kofinansiranje iz ranijeg Tempus programa. U projektnoj prijavi se iznos sufinansiranja upisuje okvirno u odnosu na generalnu procjenu i nije ga potrebno pravdati računima, ako projekat dobije finansiranje. Suštinski će implementacija projekta zaista zahtjevati druge vrste troškova koji ne ulaze u budžetsku kalkulaciju, poput kancelarijskih troškova (overhead costs), troškovi štampanja i drugih. Institucija stoga mora računati na to da će takve troškove morati da sufinansira, kako bi sprovela projekat.

Da li je u CBHE projektima dozvoljeno podugovaranje i za koje aktivnosti?

Tipične aktivnosti koje mogu da se podugovore, pod uslovom da ih ne obavljaju zaposleni na partnerskim institucijama, su evaluacija projektnih aktivnosti i revizija, IT kursevi, kursevi stranih jezika, usluge prevođenja, izrada i održavanje web stranice i dr.

Ko ima pravo na troškove honorara za rad na projektu (staff costs)?

Članovi projektnih timova institucija koje učestvuju u projektu imaju pravo na troškove honorara.

Da li je moguće predvidjeti troškove honorara za zaposlene u ministarstvima ukoliko je određeno ministarstvo partner na projektu?

Moguće je u CBHE projektnoj prijavi predvidjeti isplate honorare i zaposlenima u ministarstvima i lokalnim samoupravama. Za razliku od prethodnog Tempus programa, ministarstva se mogu tretirati kao puni partneri te stoga mogu primiti sredstva sa bilo koje budžetske linije osim opreme koja je dostupna samo visokoškolskim institucijama u partnerskim zemljama. Dodatno tumačenje je dostupno u dokumentu FAQs Selection.

Kada su u pitanju putni troškovi (travel costs), da li treba navesti samo broj dana koliko traje sastanak ili treba uračunati i dane potrebne za putovanje?

Putni troškovi (travel costs) i troškovi boravka (Cost of Stay and Subsistence costs) se računaju uzimajući u obzir i dane putovanja, a ne samo trajanje sastanka.

Koju vrstu opreme je moguće predvideti planom kupovine u projektnoj prijavi?

Oprema čija kupovina se planira bi trebalo prije svega da bude u službi realizacije ciljeva projekta.

Gde svrstavamo troškove štampanja nastavnih materijala?

Troškove štampanja nastavnih materijala je moguće podugovoriti ili ih pokriti sufinansiranjem.

Da li je prihvatljivo da se u okviru podugovaranja podvedu troškovi koji se tiču vidljivosti projekta (promotivni materijali posvećeni što uspešnijoj diseminaciji projekta)?

U skladu sa navodima u zvaničnom Erasmus+ vodiču, podugovaranje može da obuhvati i aktivnosti koje se tiču štampanja, objavljivanja i diseminacije u opštem smislu, tako da je takav trošak prihvatljiv.

Šta je dodatak za mobilnost (Special Mobility Strand) i da li je on sastavni dio projektne prijave?

Dodatak projektu za organizaciju mobilnosti je poseban dio CBHE prijave. Institucije ne mogu naknadno da prijave dodatak za mobilnost, već je on sastavni dio osnovne CBHE projektne prijave. Dodatak za mobilnost mobilnosti nije obavezan, već predstavlja dodatnu mogućnost unutar CBHE projekta. Može da se dogodi da osnovna prijava bude prihvaćena, a dodatak projektnoj prijavi za organizaciju mobilnosti ne. Ovaj dio prijave se svakako razmatra zasebno od osnovnog projektnog predloga.

Da li mogu da se pojave određeni tehnički problemi prilikom popunjavanja i podnošenja projektne prijave?

Finalna faza projektne prijave podrazumijeva validaciju unijetih podataka. Ta procedura može da ukaže na neke greške u popunjavanju pojedinih polja. Zbog toga dobra praksa nalaže da se validacija sadržaja i samo podnošenje prijave urade blagovremeno, barem 1-2 dana prije zvaničnog roka, kako bi se tehnička podrška same Izvršne agencije (EACEA) mogla kontaktirati.

Da li je potrebno ispuniti određene tehničke zahtjeve?

Da, potrebno je ispuniti odgovarajuće tehničke zahtjeve kako bi se svi dijelovi projektne prijave učitali i ispunili na traženi način.

Kada je najbolje da započnemo pisanje projektne prijave i šta je sve potrebno da predvidimo?

Pisanje projektne prijave je moguće otpočeti od trenutka objavljivanja zvaničnog Poziva za projekte, s obzirom na to da lista propisanih prioriteta definiše teme kojima će se projektne prijave mogu baviti. Lista prioriteta se usaglašava u konsultacijama sa nadležnim Ministarstvima obrazovanja i Delegacijom EU u partnerskim zemljama. Dobro je konktaktirati Nacionalni Erasmus+ ured i provjeriti da li se očekuje promjena prioriteta za tekuću godinu. Svakako da i prije samog objavljivanja poziva treba pogledati aktuelni Erasmus+ vodič i upoznati se sa svih tehničkim aspektima podnošenja CBHE projektne prijave. CBHE projekti podrazumevaju učešće većeg broja partnera iz programskih i partnerskih zemalja koji zajedničkim aktivnostima ostvaruju uticaj na obrazovne procese jedne ciljne zemlje i regiona. U najvećem broju slučajeva riječ je o trogodišnjim projektima čiji je cilj reforma studijskih programa većeg broja visokoobrazovnih institucija. U tom smislu je potrebno obratiti posebnu pažnju na obim projektnih aktivnosti i na potrebu da se ostvari odgovarajući uticaj koji će biti srazmjeran predviđenom iznosu sredstava.